Even niets

Stap 3: je neemt tussen je taken een gedachtenpauze.

Geen tandje erbij als je het druk hebt, maar juist een tandje minder. Je hebt geen stressproblemen meer en je resultaten verbeteren. Daar geloven we meestal niet in. Er zit een drive in ons die daar niet aan wil. We zullen ons een andere mindset moeten aanmeten. Daar een ander keer over. Deze blog gaat over een belangrijke stap in de nieuwe manier van hard werken.

Je kiest voor een taak in stap 2 en vervolgens maak je die gewoon af zoals in stap 1 van mijn vorige blogs.  Nu in stap 3 ga je ervoor zorgen dat je niet zomaar van de ene taak in de andere stapt. Want dat is wat we vaak doen. Je hebt een klus afgerond en gaat direct door naar de volgende. Je zit in een “flow” zeg je dan misschien tegen jezelf. Maar vergis je dan niet. Een flow kost ook energie. Op een gegeven moment word je toch moe. Als je kunt werken vanuit een rustige houding, zonder je mee te laten slepen, blijft je energie stromen en word je nauwelijks moe.
Kijk eens wat het oplevert als je na het afronden van een taak een korte break neemt. Gewoon even naar de koffieautomaat, een praatje maken, even wat opruimen of wat dan ook. Als het maar niet iets is waar je weer over moet nadenken. Dus geen mailtjes lezen of een afspraak maken. Gewoon even een gedachtenpauze. Even uit het raam kijken kan ook. Waarnemen wat er te zien is en alles van je vorige taak achter je laten. Je ontwikkelt op die manier de rustige houding waardoor je helder aan een nieuwe taak kunt beginnen.

Misschien vind je dat het nodig is een actieve houding uit te stralen in je werk. Iedereen, jijzelf ook, moet kunnen zien dat je hard werkt. Dan is dat een probleem. Uiteindelijk gaat het natuurlijk om de resultaten, om de kwaliteit van je werk. Laat jezelf en anderen zien dat de kwaliteit van je werk verbetert. Probeer het eens!

Wil je het graag kunnen, maar vind je het lastig? In een aantal coachgesprekken met mij kun je de nodige vaardigheden leren.

Kies duidelijk voor wat je wilt doen.

Stap 2: Je kiest duidelijk voor wat je doet en dat doe je vervolgens.

Je weet het best wel. Je kiest een taak en gaat daar gewoon mee aan de gang. Maar er zijn allerlei oorzaken die je soms (of vaak) belemmeren bij ‘kiezen’ en ‘gewoon doen’. Vaak schiet je van het een in het ander en denk je er weinig over na of je aanpak wel efficiënt is. Je neemt daar gewoon de tijd niet voor.
‘Kiezen’ bijvoorbeeld.  “Dat is nu juist het probleem”, denk je misschien. “Ik vind het vaak lastig om te kiezen voor wat het meest belangrijk is om aan te pakken. Ja, met urgente taken is het niet moeilijk . Belangrijke taken blijven echter daardoor liggen bij gebrek aan tijd en die worden dan weer urgent als die niet op tijd af zijn. En zo is het stresscirkeltje weer rond”
In feite werk je dan op de automatische piloot en neem je niet de tijd om jezelf eens af te vragen of alles wat je doet eigenlijk wel moet en of je je taken niet eenvoudiger kunt uitvoeren. Ja, gewoon even de tijd nemen! Het levert tijd op. Echt waar,  al voelt dat vaak niet zo.
Bij veel werk is het zo geen kwestie van stug doorwerken, maar juist even stoppen en rustig overdenken wat je doet met de taken die voor je liggen.
Dat kun je bijvoorbeeld doen met de  moet- ik- dit- nu- doen methode. Bij  iedere actie, verzoek of taak die op je afkomt stel je jezelf dan de volgende vraag:

‘moet- ik- dit- nu- doen?’

Stel jezelf op de volgende 5 verschillende manieren dezelfde vraag, in de onderstaande volgorde:

  • Moet ik dit nu doen Moet er überhaupt iets gedaan worden? Niet altijd ligt de oplossing in een te ondernemen actie. Bijvoorbeeld een cc-mailtje hoef je niet te beantwoorden. Veel problemen lossen zich bovendien vanzelf op. Non-actie kan zelfs een hele slimme interventie zijn  zijn.
  • Moet ik dit nu doen?  Is er een need-to-do of een nice-to-do? Moet je die taak of actie wel uitvoeren? Of is het iets wat je gewoon leuk vindt om te doen. Uit automatisme zeggen we vaak ten onrechte ‘ja’ tegen taken.
  • Moet ik dit nu doen?  Ben jij de beste persoon om dit te doen of kun je de taak of actie delegeren aan iemand anders? Of vind je dat je het moet doen, omdat het je nu eenmaal wordt gevraagd, ook al behoort het niet tot jouw verantwoordelijkheid.
  • Moet ik dit nu doen?  Is dit hetgeen er moet gebeuren of is er wellicht een beter alternatief? Je wilde bijvoorbeeld gaan mailen, maar wellicht bespaart een telefoontje meer tijd.
  • Moet ik dit nu doen?  Kan het wachten? Veel zaken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn. Hou in de gaten of de urgentie ook echt reëel is of dat het is aangedikt door anderen.

Pas deze verschillende vragen eens toe op je dagelijkse bezigheden en kijk eens wat het met je doet:) Het kan je erg helpen om bewuster om te gaan met je tijd, energie en aandacht.

Éen ding tegelijk …. !!

Stap 1: Je richt je op één taak en die maak je helemaal af.

Éen ding tegelijk …. !! Ja, dat hoorde ik vroeger vaak als ik als kind ongeduldig was en het liefst alles tegelijk deed. Boos omdat het allemaal niet lukte en ik daardoor mijn legobouwsel verprutste. Maar ik heb het geleerd, door schade en schande. En het werkt echt !
Ik werkte in het verleden in het onderwijs. Je moest een duizendpoot zijn. Alles tegelijk zijn en alles tegelijk doen. Ik was een opvoeder, een instructeur, een mediator, een coach, een administrateur, een organisator en wat al niet meer. Dertig koters  voor je neus, die je allemaal aandacht wilt geven, want ze zijn dat allemaal waard. Het is dan een opgave om bij jezelf te blijven als er voortdurend aan  je wordt getrokken en je het gevoel hebt dat je je voortdurend moet opsplitsen. Stress steekt de kop op en ook bij mij was dat zo.
Aan alle kanten wordt er aan je getrokken. En omdat veel belangrijk lijkt kies je er vaak automatisch voor om maar op alles in te gaan. Liefst tegelijk, want dan is dat tenminste afgehandeld. Je weet, het gaat wellicht ten koste van de kwaliteit, maar dat moet dan maar. En toch …. het is niet bevredigend zo. Onbewust heb je er moeite mee. Je voelt je mee getrokken in een systeem waar je jezelf niet helemaal kunt zijn, want voor je gevoel lever je maar half werk.
Het kan echter allemaal anders.

De eerste stap is dan: ” Éen ding tegelijk”.
Met multitasken schiet je namelijk uiteindelijk minder op. Op het oog ben je actief en lever je veel werk.  Maar van het een in het ander stappen en dan weer wat anders en weer terug kost meer tijd dan gewoon je activiteit afsluiten en dan de volgende taak oppakken.
Dat betekent dus:
* Laat jezelf niet afleiden of … leid jezelf niet af als je met een taak bezig bent.
* Leer om niet direct te reageren als er iets tussendoor komt. Rond gewoon af waar je mee bezig bent, je gesprek, de zin of wat dan ook. In de coachingstrajecten die ik verzorg kun je leren hoe. Het vraagt vaardigheden op het gebied van concentratie,  assertiviteit en zelfdiscipline, maar met de juiste motivatie is het eigenlijk gemakkelijk in te zetten.
Je merkt al snel hoe de kwaliteit van je werk en de contacten met je collega’s  verbetert en hoeveel rust het brengt.

Zo deed ik het uiteindelijk ook tijdens mijn werk in het onderwijs. Als ik een kind aandacht gaf, gaf ik die ook volledige aandacht. De andere kinderen drongen zich er dan niet tussen, want ze hadden geleerd dat zij ook hun deel kregen.

Een tandje minder

Een tandje minder verhoogt je prestaties.

Hard werken en even een tandje erbij als het druk is. Dat is hetgeen we meestal doen. Zo hebben we dat altijd geleerd. Want alleen met hard werken bereik je wat je wilt. Op die manier is er natuurlijk niets mis met hard werken.

Problemen ontstaan, dat weten we allemaal, bij té hard werken. Je gaat door zonder pauzes. Je stapt over van het een naar het ander en bent dan ook nog het liefst met een aantal taken tegelijkertijd bezig. Je raakt gestrest en als dat lange tijd aanhoudt krijg je klachten en dreigt het gevaar van een burnout.

Er is echter ook een andere manier van hard werken. Geen tandje erbij dit keer, maar juist een tandje minder. En raad eens …. je resultaten blijven hetzelfde ! Er is zelfs grote kans dat je resultaten verbeteren. Hoe werkt dat?

Het gaat in 3 stappen:
Stap 1: je richt je op één taak en die maak je helemaal af.
Stap 2: je kiest duidelijk voor wat je doet en dat doe je vervolgens gewoon
Stap 3: je neemt tussen je taken een gedachtenpauze.

Al deze stappen vragen in veel gevallen een andere instelling en vaak ook nieuwe vaardigheden bij het omgaan met onze taken. Maar het verlaagt de stress, zorgt ervoor dat je heldere keuzes maakt en maakt je creatief in het vinden van oplossingen. Hierdoor verlies je geen tijd en zul je beter presteren. In mijn volgende blogs zal ik de stappen verder uitwerken. Je zult zien hoe gemakkelijk het allemaal is.